Accountmanager Matthijs over zijn functie binnen KBK bouwgroep

Als accountmanager geef ik mijn tijd aan onze opdrachtgevers. En tijd is schaars in de bouwwereld, dus dat wordt zeer gewaardeerd

Bij veel bouwbedrijven is accountmanagement een nevenfunctie, iets wat naast de dagelijkse operationele werkzaamheden wordt gedaan. Bij KBK bouwgroep is dat anders. Hier is accountmanagement een fulltime rol, volledig gericht op de opdrachtgever en de operatie. Matthijs is daar een goed voorbeeld van. Hij houdt zich niet meer bezig met het inplannen van de volgende woning of het oplossen van operationele details. In plaats daarvan werkt hij plannen tot in de puntjes uit, draait pilots, stuurt bij waar nodig en zorgt voor implementatie van verbeteringen in de operatie. Hij is de verbindende factor tussen KBK en de opdrachtgever.

Een strategische blik op samenwerking

“Als ik naast accountmanager ook projectbegeleider zou zijn, dan zit je toch anders aan tafel met de opdrachtgever,” legt Matthijs uit. “Dan ben je bezig met praktische zaken zoals het inplannen van een elektricien, terwijl er ondertussen strategische vragen worden gesteld waar je dan misschien niet direct een antwoord op hebt. Door me te richten op het grotere plaatje kan ben ik van meerwaarde in het tactische overleg met onze opdrachtgevers. Deze actieve rol wordt zeker gewaardeerd door opdrachtgevers. Ik denk van woningopname tot en met afrekening. Dat kan niet wanneer je nog midden in de operatie zit.”

Dat betekent dat Matthijs niet verzandt in operationele discussies op woningniveau – daar is de opdrachtgever ook niet naar opzoek. In plaats daarvan kijkt hij vanuit strategische doelstellingen, vertaalt deze naar een tactisch jaarplan en pakt knelpunten uit de operatie aan. Doordat hij bij meerdere opdrachtgevers betrokken is, hoeft het wiel niet steeds opnieuw te worden uitgevonden. Problemen die in de operatie ontstaan, komen vaak ook elders voor. Zo kan Matthijs sneller een oplossing aandragen en vooruitgang boeken op tactisch niveau.

Dagelijkse afstemming voor optimale processen en controle

Een belangrijk onderdeel van de werkwijze bij KBK bouwgroep is de dagelijkse afstemming. “Elke dag bespreken we per woning hoe gisteren eruitzag, wat er vandaag moet gebeuren en wat we morgen kunnen verwachten. Eerder wisten we als projectbegeleiders vaak niet hoe het erbuiten uitzag. Wanneer ik opdrachtgevers rondleid op kantoor, loop ik altijd langs het dagstartbord en vertel ik wat we hiermee willen bereiken. ‘Doen jullie dit echt elke dag?’ wordt er dan gevraagd. Mijn antwoord is dan volmondig: ‘Ja.’ Alleen zo kunnen we grip houden op de grote hoeveelheden woningen die door ons proces heengaan.”

Die aanpak heeft zich verder ontwikkeld en is nu ook een vast onderdeel van de weekstart bij Ymere. “We doen daar in het Werk Overleg lopende Werken (WOW-overleg) precies hetzelfde, maar dan samen met de opdrachtgever. Met de opzichter bespreken we de status van de woningen en zorgen we voor duidelijkheid. Wat gebeurde er vorige week? Wat staat er deze week te gebeuren? En wat kunnen we over volgende week zeggen? We durven elkaar erop aan te spreken, en dat zorgt voor overzicht en structuur. Een werkwijze die we maar al te graag zouden doorvoeren bij andere opdrachtgevers.”

Een duidelijke procesaanpak

Naast de dagelijkse afstemming werkt Matthijs met opdrachtgevers aan het opstellen van jaarplannen en het uittekenen van processen en waardestromen. “Veel structuren bedenken we hier en de meeste corporaties gaan daarin mee. Dat is omdat we echt tijd maken voor het optimaliseren van samenwerking en processen.

Die kennis en ervaring nemen Matthijs en zijn collega-accountmanagers mee van de ene naar de andere opdrachtgever. “Omdat we ons volledig op de tactische samenwerking richten en geen dubbelrol hebben, kunnen we echt vooruitgang boeken. We nemen de verantwoordelijkheid voor pilots, werken deze grondig uit en zorgen voor duidelijke rapportages en implementatie. Dat kan alleen als je er tijd voor maakt. En die tijd investeren we maar al te graag. Hoe langer de samenwerking met een opdrachtgever, hoe beter we als bouwgroep zijn.”

Actieve betrokkenheid en kennisdeling

Goed accountmanagement betekent niet alleen vooruitdenken, maar ook goed terugkoppelen. “Voordat ik een tactisch overleg heb, bezoek ik de locaties van KBK. Ik ga naast de senior projectbegeleiders zitten in plaats van dat ik hen alleen bel. Dan hoor je de kleine problemen die in de operatie spelen. Die ‘kleine’ problemen hebben vaak een grote impact op het hele proces. Die signalen neem ik mee naar het tactisch overleg en daar gaan we mee aan de slag.”

Ook de terugkoppeling is essentieel. “De week erop geef ik terug wat er met de input is gedaan of waarom iets niet wordt opgepakt. Niet alles krijgt direct prioriteit. Het kan zelfs voorkomen dat het dit jaar niet op de planning staan. Ook dat is terugkoppeling waar de projectbegeleiders iets mee kunnen. Alleen al het feit dat er een reactie komt, wordt gewaardeerd.”

Van een doorlooptijd van 19 dagen naar 3.27. Dat is een verbetering van ruim 80%!

Dat deze aanpak werkt, blijkt uit de succesvolle pilots die KBK uitvoert. “Samen met Rochdale hebben we de doorlooptijd van specifieke categorie woningen significant weten te verbeteren. Van 19 dagen naar 3,27 dagen – een enorme verbetering van ruim 80%. Dat we dit soort pilots mogen uitvoeren, laat het vertrouwen zien dat opdrachtgevers in ons hebben.”

Bij andere opdrachtgevers zijn we bezig met het uittekenen van de VSM-waardestroom (Value Stream Mapping). Van binnenkomst van een woning tot na de oplevering brengen we het hele proces in kaart. We signaleren waar waarde verloren gaat en komen proactief met verbetervoorstellen. Op die manier zorgen we voor een gestroomlijnd proces en een efficiënte samenwerking.”

Door goed accountmanagement floreert de operatie. En vice versa.

Accountmanagement bij KBK betekent niet dat de operatie verslapt. “Het is juist belangrijk dat onze kennis wordt overgedragen aan de operatie. Dat doen we periodiek en face-to-face, zodat de focus behouden blijft en iedereen weet waar hij aan toe is.”

Het bewaken van contracten, het sturen op KPI’s en het continu verbeteren van processen zijn een belangrijk onderdeel van de functie. “De operatie doet haar werk en als accountmanager zorg ik voor de sturing en de naleving van afspraken. Zo zijn we de verbindende factor tussen strategie en operatie.”

Bij KBK draait alles om langetermijnsamenwerkingen en het leveren van toegevoegde waarde. Dankzij de fulltime inzet op accountmanagement, met een duidelijke focus op tactische vraagstukken, wordt niet alleen de samenwerking met opdrachtgevers verbeterd, maar ook de resultaten die gezamenlijk worden behaald.